Hotărârea Guvernului nr. 295 din 27 martie 2025 a adus o serie de noutăți în ceea ce privește operarea și transmiterea modificărilor aduse elementelor contractelor individuale de muncă în Registrul general de evidență a salariaților – REGES-ONLINE.

Astfel, angajatorii au obligaţia să completeze datele în Registru în ordinea cronologică a încheierii, modificării, suspendării şi încetării contractului individual de muncă.

Angajatorii care au înfiinţat sedii secundare, sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică, cărora le-au delegat competenţa încadrării personalului, pot delega acestora şi competenţa completării şi transmiterii datelor în Registru, în numele angajatorului.

Dreptul şi obligaţia privind completarea şi transmiterea datelor în Registru sunt exclusiv ale angajatorului.

Completarea şi transmiterea datelor în Registru, precum şi prelucrarea acestora se realizează de către unul sau mai mulţi salariaţi, desemnaţi prin decizie scrisă de către angajatori, cu respectarea prevederilor legale privind protecţia şi confidenţialitatea datelor cu caracter personal.

Angajatorii, cu excepția instituţiilor/autorităţilor publice/alte entităţi juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă, pot contracta serviciul de completare şi transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori în domeniu, cu respectarea obligaţiilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal.

Prestatorii prevăzuţi mai sus nu pot subcontracta serviciile de completare şi transmitere a datelor în Registru încredinţate de angajator.

Registrul se înfiinţează în formă electronică, se completează şi se transmite pe platforma informatică pusă la dispoziţie de Inspecţia Muncii.

Angajatorii au obligația să completeze şi să transmită în Registru următoarele date, fără a avea caracter limitativ:

1. datele de identificare ale angajatorului, cum ar fi: denumirea, codul unic de identificare – CUI, codul de identificare fiscală – CIF, sediul social, numele şi prenumele reprezentantului legal – pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, domiciliul – pentru persoanele fizice;
2. datele de identificare ale salariaţilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, numărul de identificare fiscală – NIF, cetăţenia şi ţara de provenienţă – Uniunea Europeană – UE, din afara Uniunii Europene, Spaţiul Economic European – SEE;
3. pentru persoanele cu dizabilităţi, gradul, tipul de handicap şi durata certificatului de încadrare în grad şi tip de handicap;
4. data încheierii contractului individual de muncă, numărul acestuia şi data începerii activităţii;
5. funcţia/ocupaţia, conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor din România sau altor acte normative;
6. tipul contractului individual de muncă;
7. durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/determinată;
8. locul de muncă, respectiv fix sau mobil;
9. durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia;
10. salariul de bază lunar brut, indemnizaţiile, sporurile, precum şi alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă;
11. datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de muncă temporară;
12. data transferului, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face transferul în condiţiile legii;
13. data la care începe şi data la care încetează detaşarea, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face detaşarea;
14. data la care începe şi data la care încetează detaşarea transnaţională, statul în care urmează să se realizeze detaşarea transnaţională, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;
15. data la care începe şi data la care încetează detaşarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al Uniunii Europene sau al Spaţiului Economic European, statul în care urmează să se realizeze detaşarea, denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat, precum şi natura acestei activităţi;
16. perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual de muncă;
17. data şi temeiul legal al încetării contractului individual de muncă.

Reamintim angajatorilor că au obligația de a se înregistra în Registru ONLINE în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a HG nr. 295 / 2025, respectiv până la data de 30.09.2025.

Subliniem totodată că Inspecţia Muncii, în calitate de operator de date cu caracter personal, administrează baza de date cu respectarea prevederilor legale privind protecţia datelor cu caracter personal, fără a putea interveni asupra datelor care, potrivit legii, sunt completate exclusiv de către angajatori.

Biroul de presă al ITM Arad